Transkrypcja zagranicznych aktów stanu cywilnego

Transkrypcja zagranicznych aktów stanu cywilnego

1. Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze, sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.
2. Transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego.
3. Osoba występująca z wnioskiem o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu, który nie zawiera wszystkich niezbędnych danych powinna wystąpić z wnioskiem o uzupełnienie aktu, ponieważ posługując się „polską wersją” aktu urodzenia, małżeństwa i zgonu sporządzoną z brakami, może napotkać na liczne problemy podczas załatwiania spraw urzędowych np. nadanie numeru PESEL, wydanie paszportu i dowodu osobistego, sporządzenie aktu notarialnego, postępowania przed sądami.
4. Uzupełnienia aktu zagranicznego dokonuje się w formie czynności materialno-technicznej. Akty uzupełniane są na podstawie wcześniejszych aktów stanu cywilnego.
5. Jeżeli zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o oświadczeniu małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym wniosku o transkrypcję albo w każdym czasie złożyć je do protokołu przed kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego, który dokonał transkrypcji. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.
6. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego odmawia dokonania transkrypcji, jeżeli:
   • dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy dokumentu urzędowego lub nie został wydany przez właściwy organ lub budzi wątpliwości co do jego autentyczności lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon;
   • zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia;
   • transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.

---

Kogo dotyczy

1. Osoba, której akt dotyczy (w przypadku małoletniego przedstawiciel ustawowy).
2. Jeżeli wniosek składa osoba, której akt nie dotyczy (wstępni, zstępni, rodzeństwo, osoba obca) wymagane jest pełnomocnictwo szczegółowe do dokonania tej czynności.
3. Osoba, która wykaże interes prawny lub faktyczny (w przypadku transkrypcji aktu zgonu).
4. W przypadku, gdy transkrypcji dokonano na wniosek osoby, której transkrybowany dokument nie dotyczy, kierownik Urzędu Stanu Cywilnego informuje o transkrypcji osoby, których dokument dotyczy. Jeżeli transkrybowany dokument dotyczy małżonków, informuje ich również o prawie do złożenia oświadczeń w sprawie nazwiska lub oświadczeń w sprawie nazwiska dzieci.

---

Wymagane dokumenty

1. Wniosek o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego
2. Ważny dowód osobisty – do wglądu
3. Oryginał zagranicznego odpisu aktu stanu cywilnego
4. Urzędowe tłumaczenie zagranicznego aktu na język polski przez tłumacza przysięgłego, wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub polskiego konsula (nie dotyczy odpisów na drukach wielojęzycznych)
5. Dowód uiszczenia opłaty skarbowej

---

Czas realizacji

do 30 dni

---

Opłaty

1. Tytuł płatności: opłata skarbowa za wydanie odpisu aktu stanu cywilnego po dokonaniu transkrypcji
   Kwota: 50 zł
2. Tytuł płatności: opłata skarbowa za pełnomocnictwo (jeżeli nie podlega zwolnieniu z opłaty)
   Kwota: 17 zł (od każdego stosunku pełnomocnictwa)
   Opłaty dokonać można za pomocą przelewu bankowego na rachunek Urzędu numer: 26 1240 5211 1111 0010 3553 3132
3. Ponadto dokonanie płatności jest możliwe:
   • kartą płatniczą bezpośrednio przy okienku, przy którym sprawa jest załatwiana
   • gotówką lub kartą w kasie Urzędu
4. Wpłat bez prowizji na konto Urzędu Miejskiego można dokonywać również w następujących placówkach Banku PEKAO S.A.:
   • I Oddział w Białymstoku, ul. H. Sienkiewicza 40, 15-092 Białystok
   • II Oddział w Białymstoku, Filia 5 w Białymstoku, ul. Porzeczkowa 14, 15-815 Białystok
   • Oddział w Białymstoku, ul. Rynek Kościuszki 7, 15-950 Białystok
   • I Oddział w Białymstoku, ul. Zielonogórska 2, 15-674 Białystok

---

Miejsce załatwienia sprawy

Urząd Stanu Cywilnego
ul. Branickiego 3/5, 15-085 Białystok

---

Kontakt telefoniczny z Urzędem

Numer infolinii: 85 879 7979

Numer bezpośredni do Urzędu Stanu Cywilnego: 85 869 6456

---

Tryb odwoławczy

Wojewoda Podlaski w Białymstoku za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego.

---

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 463 ze zm.)
• Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. - Kodeks rodzinny i opiekuńczy (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1359)
• Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1546)
• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 735)