Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Zarządzenie Nr 1058/24 Prezydenta Miasta Białegostoku z dnia 17 września 2024 r. w sprawie Procedury zgłoszeń wewnętrznych w Urzędzie Miejskim w Białymstoku

1. Zgodnie z Procedurą zgłoszeń wewnętrznych zgłoszenia naruszenia prawa można dokonać pisemnie:
   • za pośrednictwem platformy "Sygnali":
     https://app.sygnali.pl/#/form/umbialystok
   • w postaci papierowej i wysłać na adres: Urząd Miejski w Białymstoku, ul. Słonimska 1, 15-950 Białystok.
     Zgłoszenie powinno zawierać dopisek na kopercie „Zgłoszenie wewnętrzne”.
     Na kopercie nie należy podawać żadnych danych osobowych nadawcy.
   • na adres poczty elektronicznej: zgloszenie.wewnetrzne@um.bialystok.pl
     lub ustnie:
   • podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego na wniosek sygnalisty
     w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku.
     
     Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać:
   • datę dokonania zgłoszenia;
   • opis przedmiotu naruszenia prawa z okolicznościami tego zdarzenia lub w przypadku naruszeń potencjalnych – uzasadnienie tego przypuszczenia;
   • wykaz osób mających związek z naruszeniem prawa lub ewentualnych świadków;
   • dokumenty i inne środki dowodowe, mogące potwierdzić wystąpienie faktów stanowiących podstawę zgłoszenia;
   • informację, czy zgłaszający wyraża zgodę na ujawnienie danych osobowych;
   • dane osobowe sygnalisty, ewentualnie osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia, niezbędne do identyfikacji tych osób, m.in. imię i nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
   • adres do kontaktu sygnalisty.
     
     wzór zgłoszenia wewnętrznego
2. Osoby upoważnione do kontaktu z sygnalistą:
   • Edyta Filipowska, nr tel. 869 6273
   • Elżbieta Gosiewska, nr tel. 869 6371
     
     
3.  Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych
   
   

   Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1, sprost. Dz.U.UE.L.2018.127.2 i Dz.U.UE.L.2021.74.35) (w skrócie „RODO”), informuję, że:

   1. Administratorem danych jest Prezydent Miasta Białegostoku, Urząd Miejski w Białymstoku, ul. Słonimska 1, 15-950 Białystok.
   2. W sprawach ochrony danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych: Urząd Miejski w Białymstoku, ul. Słonimska 1, 15-950 Białystok, tel. 85 879 79 79, e-mail: bbi@um.bialystok.pl.
   3. Pani/Pana dane osobowe są zbierane w celu przyjęcia zgłoszenia, podjęcia ewentualnych działań następczych oraz prowadzenia rejestru zgłoszeń, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, w związku z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
   4. Pani/Pana dane nie będą udostępniane podmiotom innym niż uprawnionym na podstawie przepisów prawa, w szczególności ujawnienie danych może nastąpić w przypadku, gdy jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującej osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed dokonaniem ujawnienia właściwy organ lub sąd powiadomi o tym sygnalistę. Ponadto, dostęp do danych mogą mieć podmioty, którym dane zostały powierzone do przetwarzania, np. w zakresie zapewnienia obsługi informatycznej.
   5. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia, prowadzeniem rejestru zgłoszeń, podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem, będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym okresie dane osobowe zostaną usunięte, a dokumenty związane ze zgłoszeniem zostaną zniszczone.
   6. Dane osobowe nie podlegają usunięciu, a dokumenty związane ze zgłoszeniem – zniszczeniu w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.
   7. Przysługuje Pani/Panu prawo do:
   8. dostępu do własnych danych, na zasadach określonych w art. 15 RODO;
   9. sprostowania danych, na zasadach określonych w art. 16 RODO;
   10. usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), na zasadach określonych w art. 17 RODO;
   11. ograniczenia przetwarzania, na zasadach określonych w art. 18 RODO.
   12. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych.
   13. Podanie danych osobowych jest wymogiem przepisów prawa, a ich niepodanie będzie skutkować pozostawieniem zgłoszenia bez rozpoznania.
   14. Dane nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.